WordCamp Lille 2018

WordCamp Lille, premier opus très apprécié si j’en crois les retours que nous avons eu sur place et par mail déjà.

Vendredi 07 décembre 2018 dernier s’est déroulé au Nouveau Siècle cet évènement WordPress attendu par des personnes de toute la France et même ailleurs !

Retour sur un départ … spécial

L’idée de ce WordCamp Lille est née lors du WordCamp Paris 2018 lorsque j’ai vu Mathieu Viet terminer les slides de clôture, sur la dernière était inscrites les dates des prochains WordCamp, je lui ai alors dit « Vas-y ajoute Lille en décembre » et il l’a fait.

J’ai alors de suite demandé à Vincent Dubroeucq s’il était avec moi, puis sa femme Adélaïde nous a rejoint, puis lors de l’after party j’avais déjà des bénévoles, des speakers, des sponsors, aucune raison de ne pas le faire !

Puis départ un peu compliqué où la recherche de salle donnait des résultats trop chers (23 000 €…) donc fin juin nous décidons de nous concentrer sur les écoles et FAC. Mais en juillet/aout, c’est fermé, on attends alors … Septembre, en attendant, on fait le logo …

Septembre, la FAC ça ne fonctionne pas et Fredde trouve alors le Nouveau Siècle. 3 salles, le coin restauration, plein de places, de baies vitrées et surtout ça rentre dans le budget ces 6 400 € !

Mais nous sommes fin septembre, le WordCamp c’est dans 2 mois environ, ouch c’est ultra court. On nous le fera remarquer sur les réseaux, mais je me dis que c’est jouable, ça va le faire.

Finalement, 2 semaines avant le jour J, nous avons tous les sponsors, les speakers, les bénévoles et les tickets – dont la billeterie n’a été ouverte que 1 mois avant – se vide doucement.

Quelques statistiques

Le jour J

Justement, combien. Et bien 172 tickets vendus pour une grande salle Quebec qui peut en accueillir 200. Voici quelques chiffres intéressants :

• 107 personnes viennent du 59 et 62 (personne du 80 ni 02, les 4 départements qui constituent les Hauts-de-France),
• 25 personnes viennent d’un autre pays (Belgique et Pays-bas bien sûr !),
• 115 personnes n’avaient jamais participé à un WordCamp,
• 15 orateurs et oratrices sur 19 n’avaient jamais donné de conférence lors d’un WordCamp ou pas du tout.

Après

Résultats basés sur un panel de 36 réponses.

• 89 % des gens ont dit que ce WordCamp était « Bien » et « Très bien »,
• 92 % estiment avoir reçu un bon accueil (malgré notre retard !),
• 77 % ont aimé le petit déjeuner composé de viennoiseries sucrées & grasses et de fruits, sans oublier le café non déca.
• 86 % ont aimé le repas du midi et 89% des personnes ont eu assez à manger, (perso j’en ai eu trop ! Qui a mangé ma part ?)
• 72 % ont aimé le gouter : des gaufres liégeoises !
• Près de 1/3 ont décidé de contribuer à WordPress,
• La même chose pour ceux qui ont reçus de l’aide durant la journée,
• Près de la moitié ont décidé de faire plus de projets avec WordPress,
• 50% ont noué des liens professionnels !
• 3/4 vont recommander les WordCamps à leur ami·e·s et collègues,
• 86 % souhaitent revenir la fois prochaine !
• 20 personnes ont acquis de nouvelles compétences.

Pour info, nous avions le café et les softs à volonté toute la journée, le petit-dej est resté longtemps dispo, les fruits toute la journée aussi. A refaire !

Les premiers ?

Ce WordCamp est premier sur plusieurs points :

• Premier WordCamp réalisé avec succès dans un délai aussi court,
• Premier WordCamp à utiliser des totems en cartons/PVC recyclable au lieu des RollUps tissu/métal habituels,
• Premier WordCamp avec autant de % de personnes locales,
• Premier WordCamp avec autant de nouveaux et nouvelles personnes sur scène,
• Premier WordCamp français qui offre autant de rétributions et de place aux sponsors car nous estimons qu’ils le méritent, sans eux, ça n’existe pas ! (Nous réfléchissons déjà à comment faire mieux encore la prochaine fois, sans augmenter les tarifs ! (Qui a dit on baisse ? chiche !))

Il faut aussi savoir que nous avons cherché un lieu qui puisse accueillir non seulement 200 personnes MAIS AUSSI (et c’était ma demande) que les visiteurs soient obligés de passer devant les stands des sponsors, et que les sponsors soient en face de la restauration/café afin d’être toujours mis en avant.

Et c’est chose faite car le café et dej était en face des sponsors platine et or, et le repas était partout, vraiment, les serveurs avaient pour ordre de couper le repas en 2 pour en mettre dans les 2 pièces où étaient les sponsors afin d’éviter un engorgement.

Aussi les mange-debouts des sponsors étaient utilisés pour poser les crudités. Imaginez un peu, vous avez un plan sponsor avec un mange debout : la nourriture est SUR votre stand, la classe non ? 😉

À propos du budget

Recettes

• Tickets d’entrées payants à 20 € :125 x 20 = 2 500 €
• Tickets Ch’ti Sponsors à 100 € : 14 x 20 = 1 400 €
• Sponsors Platine, Or, Argent, Bronze : 17 sponsors, soit 15 000 €
• Total : 18 900 €

Dépenses

• Le repas de la veille : 1 050 €
• Le repas et goûter du jour J : 4 670 €
• L’after-party : 1 500 €
• T-shirt pour les orgas : 340 €
• Sac à goodie rouge : 1 610 €
• Impression (badges, totems, stickers) : 685 €
• Projecteur en salle atelier : 550 €
• Le Nouveau Siècle : 6 400 €
• Tickets gratuits (orgas, bénévoles, orateur·trice·s, sponsors) : 940 €
• Total : 17 745 €

Bilan

• Différence : +1 155 €
• Coût par personne : 103,17 €

Sachez que le coût par personne demandé par le WordCamp central doit être de 40 € par personne mais qu’il est plus souvent à 80 € pour un WordCamp français, nous sommes au delà encore de +23€, ce qui en fait un WordCamp assez cher.

Cela dit, le choix du lieu et de la nourriture locale, abondante et de qualité justifie ce petit écart.

Notre perception

Ce WordCamp Lille a été harassant pour l’équipe organisatrice et les bénévoles et si c’était à refaire, nous le referions sûrement plus lentement, notamment pour favoriser une meilleure pénétration des actions de communication. Par contre, pour ce qui est du fun, de l’ambiance, du sérieux et de l’implication des équipes, du public, et des sponsors, on recommencerait dès demain ! Lol !

La suite … en 2020 ?

Toujours « de la neige et des frites », mais comme on a pas eu la neige, on retente 😉 Vous êtes de la partie ?